Mis usuarios han llegado al límite de espacio ¿qué puedo hacer?
Existen varias opciones para solucionar la falta de espacio de almacenamiento para las cuentas de G Suite Basic:
- Comprar almacenamiento adicional
El Almacenamiento administrado corresponde a un tipo de licencia que puede ser gestionado por el admin y re-asignado a otros usuarios cuando se requiera. Éste puede ser facturado por nosotros y pueden consultar las capacidades disponibles en el siguiente link, recordando que el costo 'final' será prorrateado acorde a la vigencia de su suscripción (como si se tratara de una licencia adicional): https://docs.google.com/document/d/1n14is4wN83wR1tVEYL3LWv30_uVS4rf08o4W4fyfc2I/edit?usp=sharing.
El almacenamiento individual se compra online directamente con Google, pagando con tarjeta de crédito y tiene la principal característica de no poder transferirse ni ser asignado a otra cuenta de usuario. Si la cuenta de usuario se elimina, el almacenamiento adicional se elimina también. Puedes encontrar todos los detalles en el siguiente link: https://support.google.com/a/answer/1047457?hl=es
- Realizar un upgrade a G Suite Business para obtener almacenamiento ilimitado
G Suite Business es la versión premium de G Suite. Incluye todas las ventajas de G Suite, más almacenamiento ilimitado y Google Vault para todos los miembros de tu organización, así como funciones avanzadas de administración, de auditoría y de informes de Drive adicionales.
Esta opción requiere hacer un upgrade de todas las cuentas de usuario activas en tu Organización. No es posible realizar un upgrade parcial, es decir, únicamente para ciertas cuentas.
¿Es posible depurar información de la cuenta para liberar espacio?
GMAIL
Existe un operador de búsqueda que puedes usar con la herramienta de búsqueda avanzada en Gmail para mostrar únicamente los mensajes de un periodo determinado de fechas. Este lo puedes probar directamente en tu cuenta para validar que capture únicamente los mensajes deseados:
after:2017/1/1 before:2017/12/31
Si tienes habilitada la vista de conversación, en la búsqueda pueden aparecer mensajes antiguos (pertenecientes al periodo de fechas indicado) que hayan sido respondidos recientemente dentro del hilo de la conversación. Para que estos no sean eliminados, es recomendable inhabilitar la vista de conversación mientras haces la depuración.
Asimismo, puedes ubicar también estos mensajes con un operador de búsqueda similar para mostrarte los mails anteriores a 3 años (2017):
older_than:3y
Después deberás seleccionar los mensajes por bloque utilizando la casilla de selección de la parte superior izquierda para elegir todos los mensajes de la página y eliminarlos.
GOOGLE DRIVE
En la interfaz web de Google Drive (drive.google.com) en la parte inferior izquierda, deberás dar click en "Almacenamiento" como se muestra en la imagen.
Esto hará que los archivos se listen en orden descendente por tamaño, indicado en MB. Basado en esta información podrás proceder a descargar y/o eliminar los archivos más pesados existentes en la cuenta.
Si eliminas una gran cantidad de información, es posible que pasen hasta 24 horas para que se vea reflejada la liberación de espacio.